7 pasos para mejorar en PowerPoint

Si algo he aprendido en esta vida es que, con práctica y un poco de interés, podemos conseguir casi cualquier meta que nos propongamos. Evidentemente no lo tenemos todo a nuestro alcance, porque no todos los factores dependen de nosotros.
Si yo quisiera correr una maratón mañana, no llegaría ni al kilómetro. Pero si me entreno bien y el tiempo suficiente, seguro que podría terminarla. El terminar la maratón la primera no depende solo de mi entrenamiento, sino de otros factores como lo son mi propio físico, el de mis competidores y algunas variables más.
Pero como tampoco es cuestión de tomárnoslo todo como una carrera, pues pasito a pasito, seguro que podemos ir mejorando cómo hacemos algunas cosas, como por ejemplo, nuestras presentaciones de PowerPoint. Así que aquí os traigo siete pasos para ponernos a tono:

1. Empieza con un buen plan

Dice Nancy Duarte en su libro slide:ology que el tiempo de preparación de una presentación de una hora y 30 diapos puede oscilar entre 36 y 90 horas. Sí, como lo oyes.
Para simplificar: las tres preguntas que deberíamos hacernos antes de empezar con nuestra presentación son:

  • ¿Quién es mi audiencia?
  • ¿Cuál es el problema?
  • ¿Cómo lo voy a solucionar?

Cómo es mi audiencia, demográficamente hablando, qué les preocupa, cuáles son sus intereses, en qué contexto nos encontramos. Una vez que sabemos quién es nuestra audiencia, los siguiente pasos son preguntarnos a qué problema nos enfrentamos y decidir qué camino seguiremos para solucionarlo. Te puede ayudar seguir alguna técnica de brainstorming para luego hacer asociaciones y agrupar mensajes y demás.

La mejor inversión que puedes hacer en tu presentación es dedicar tiempo a planificarla.

2. Evita el modo documento

Para ahorrar tiempo, ese escaso recurso, tendemos a elaborar un solo documento, con lo que muchas veces nuestras presentaciones no son tal, sino que son el documento que también enviamos por correo electrónico o entregamos en forma de dossier. Obviamente esto es un error. Si tu público lee lo que está en pantalla, no te escuchará. Haz la prueba a poner la radio y estar pendiente de lo que dicen mientras lees un texto, si no me crees.
Utilizar PowerPoint como teleprompter tampoco es una opción. Un teleprompter es un artilugio que usan en televisión para poder leer un guion mirando a cámara sin que se note mucho que estás leyendo. Está claro que si vas a leer punto por punto lo que dice tu presentación, tampoco es una presentación. Una presentación debe ser visual. Puedes incorporar algo de texto, por supuesto, pero solo los titulares.

Documento, teleprompter o presentación

3. Una idea, una diapo

Ya hemos hablado del uso de listas de viñetas y de que deberíamos evitarlas a toda costa. Para ello, tenemos que ir a una idea por diapositiva. Es sencillo. Una diapo, una idea. Ya.

4. Usa imágenes de impacto

Otro de los elementos clave a la hora de elaborar una presentación de diapositivas son las imágenes. Personalmente, es lo que más tiempo me lleva, ya lo he comentado en alguna otra ocasión. Hay que buscar (hasta encontrar) la analogía perfecta para el mensaje que queremos lanzar y no siempre la vamos a encontrar a la primera.
Las imágenes de impacto se fijarán en la mente de nuestra audiencia, junto con nuestras palabras, para siempre.

5. Simplifica los gráficos

Si nos toca utilizar gráficos, hay que simplificarlos. En presentaciones se trata de evidenciar lo oculto, de facilitar la lectura y la interpretación. Podemos usar analogías con objetos cotidianos, como ya hemos visto, o bien utiliza gráficos tradicionales, pero no los llenes de información irrelevante. Y, sobre todo, usa el gráfico adecuado a la información que quieres transmitir.

6. Utiliza paletas de color

No soy nada fan de las plantillas predeterminadas de PowerPoint y Keynote. Vale, las de Keynote están algo mejor, pero aún así. La imagen que desprenden es de no haber invertido tiempo en el diseño de la presentación. Es cierto que las plantillas ayudan a estandarizar y uniformizar nuestra presentación, pero vamos a conseguir el mismo efecto si utilizamos una paleta de color que nos guste.
Yo suelo usar colourlovers, una web donde diseñadores suben sus paletas de colores. Aquí encuentro inspiración para mis proyectos.

7. Elige las fuentes adecuadas

En este post ya os di claves para elegir buenas fuentes para presentaciones. Elegir una o, como mucho, dos fuentes adecuadas para tu presentación es una de las claves de un buen diseño. Si tienes dudas sobre cuál es una buena fuente, piensa que las predeterminadas nunca lo son, que hay fuentes que están muy vistas y que esas tampoco son buena opción. Elige fuentes que se lean bien, que acepten caracteres especiales y que combinen bien entre sí.

 

Incluye tiempo de preparación de la presentación en tus proyectos. Que nadie piense que las presentaciones se hacen en dos minutos, deprisa y corriendo. Sigue estos siete pasos con la próxima presentación que tengas que hacer y ya me contarás qué tal te ha ido.

1 pensamiento sobre “7 pasos para mejorar en PowerPoint”

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