Tres trucos para preparar un PowerPoint resultón cuando no tienes tiempo

Que sí, que sí, que la teoría nos la sabemos. Que los expertos dicen que el tiempo de preparación de un PowerPoint es de no menos de una hora por diapositiva entre pitos y flautas… y que puede llegar a 3 horas… pero la realidad es tozuda y hay veces, demasiadas, que no tenemos (ni de coña) tanto tiempo para poder preparar una presentación. Y, entonces, ¿qué hacemos?

Pues nada, aquí van tres trucos infalibles para que no te dejes llevar por el copia-pega atroz…

1.  Sé minimalista

Reduce texto a la mínima expresión. Sí, una palabra, un número o una frase de máximo 12 palabras y ya. No necesitas más. Con una tipografía bonita y unos colores bien elegidos, no necesitarás más para impactar.

En este caso la tipografía que he elegido es Balgin y para esta paleta tomé como base uno de los colores de una fucsia (literalmente).

2. Utiliza ilustraciones sencillas

Lo que más tiempo nos cuesta al preparar un PowerPoint es trasladar conceptos complejos a imágenes, porque no se trata de coger la primera imagen que veamos por ahí sino aquella que representa exactamente lo que queremos decir. Es decir, que no utilizaremos las imágenes para decorar nuestras diapos, sino porque verdaderamente transmiten aquello que necesitamos transmitir. Pero es cierto que una ilustración sencilla puede ayudarnos a enfatizar nuestro mensaje.

Estas las he sacado de un banco de imágenes. Los colores siguen siendo de la paleta fucsia y la fuente Balgin.

3. No tengas miedo de no usar presentación

Este punto es fundamental. Ni tengas miedo de no usar presentación ni mucho menos de no tener una diapositiva preparada para cada punto que tienes que decir. Puedes utilizar un par de diapos claves y el resto pasar a negro (ya sabes, pulsando la tecla B). Vale más que lleves una chuleta con un esquema. No pasa absolutamente nada por seguir un esquema para explicar los diferentes puntos de los que quieras hablar. También puedes repartir un documento con tus principales conclusiones a los asistentes a la reunión. Siempre es mejor que llenar un PowerPoint con datos infumables y que nadie va a leer o, en el peor de los casos, que van a leer más rápido que tú.

 

Así que ya sabes, manos a la obra, ya no hay excusas por no tener tiempo para hacer presentaciones sosas o feas. Y me cuentas los resultados.

3 pensamientos sobre “Tres trucos para preparar un PowerPoint resultón cuando no tienes tiempo”

  1. Hola, Cristi: Tú eres la experta, y sé que eres muy buena, de las mejores… pero yo siempre he tenido dudas con esta recomendación tan rotunda de «ser minimalista» que es (con perdón) muy de TED Talk. Y esas recomendaciones vienen siempre desde la escuela de la oratoria, de personas que ponen todo el énfasis en la puesta en escena y el atractivo emocional del relato. Yo soy, lo reconozco, de otra escuela. Soy partidario de encontrar un mayor equilibrio entre imagen y texto. En la mezcla está, para mí, la riqueza. Creo que es muy potente combinar los dos registros, y por eso no estoy de acuerdo con la idea del minimalismo textual. Según dicen, la imagen «se come» al texto, pero yo pongo mucho en duda eso. Tengo dos razones para defender el texto: 1) si lo sintetizas bien, es la bomba («sintetizar» no es lo mismo que «minimizar»), con ideas fuerza potente, 2) dejarle a la gente esas ideas fuerza por escrito les ayuda muchísimo. A veces me da la impresión que hacer PPT solo-imagen es un invento de los gurús para que tengan que contratarlos en persona porque mirando el PPT no te enteras de nada. Tienes que pagarles para que te lo cuenten. A mí me encanta entregar un PPT que sea autoexplicativo, y eso necesita mucho más que puras imágenes. Por otra parte, no veo problema con que la gente me escuche y «me lea». Eso se puede hacer perfectamente. De hecho, en las presentaciones que más he aprendido (no digo las más espectaculares en plan WOW, que me interesan menos) han sido aquellas en las que encajan bien la riqueza de los tres formatos: leo textos, escucho, veo imágenes, leo textos, escucho, veo imágenes… Ese híbrido entre formas de expresión me parece lo más potente. ¡¡Yo defiendo el texto!! es lo que más perdura, si se escribe bien. Sé que dices que «También puedes repartir un documento con tus principales conclusiones a los asistentes a la reunión», pero eso no lo hace nadie y no tiene el mismo efecto. La gracia está en el sincronismo de la combinación de formatos. Finalmente, ya sabes que me gusta insistir en la diversidad en la comunicación, en que no hay formatos únicos que funcionan para todo. Hay temas en PPTs que se quejan muy cojos con textos minimalistas. Gracias, de todos modos, por la reflexión. Seguro que seguiremos hablando. Un abrazo, crack!!

    1. Gracias por el comentario Amalio.

      Al final la cuestión es incluso previa a la presentación: ¿quién es mi audiencia? ¿qué les quiero transmitir? ¿cuánto tiempo tengo? ¿cómo de complejo es lo que tengo que transmitirles? etc… Son preguntas que no todo el mundo se hace antes de ponerse manos a la obra…
      Y otra, no menor… ¿para qué sirve un powerpoint? Si la respuesta es: es un apoyo visual para que lo que estoy diciendo se entienda mejor o se fije mejor en la audiencia, entonces, mejor minimalismo e impacto. Minimalismo no significa que sea ininteligible, significa que no lo puedes poner todo en una diapo. No puedes poner TODO lo que sabes ni todos los datos de que dispones o tendrás que encontrar la forma en que lo importante se destaque.
      El «as simple as possible, but not simpler», que decía Einstein.
      Mi experiencia es que la gente pone todo lo que sabe en la presentación, por ahorrarse tiempo o por lo que sea… y eso no hace que la presentación sea buena ni siquiera autoexplicativa. Para mí una presentación en la que hay un orador explicando es una cosa… y otra diferente es un powerpoint que se use como documento de trabajo. Soy muy defensora también del texto escrito, pero no en un PowerPoint que usemos para presentar.
      En cuanto al formato de las charlas, hombre, yo organizo un TEDx, pero también he participado y participo en otros eventos con otros formatos. No me ciño a uno en exclusiva… y en todos ellos, el ponente tiene que hacer cierta labor de resumen. Tú no puedes contar todo lo que sabes sobre un tema en 10 minutos, ni en media hora, ni en dos… pero sí puedes provocar reflexión, o generar debate, o qué sé yo…
      Ni tampoco es lo mismo un ppt que utilices para dar una charla o presentar un proyecto que uno que uses para dar una clase. Formatos diferentes exigen formatos diferentes 😉
      Un abrazote!!

  2. 1) De acuerdo con que “no lo puedes poner todo en una diapo” ¡¡faltaba más!!
    2) Hay que sintetizar = “buscar la forma de que lo más importante destaque”
    3) Lo más importante se puede presentar de la forma más simple en formato textual también. Las imágenes no tienen porque ser un formato mejor en todos los casos.
    4) Si pones (una síntesis de) lo que sabes en la presentación, y lo haces bien, tiene que ser autoexplicativa.
    5) Hay mucho formato oral que es (bastante) menos “autoexplicativo” que el textual. Al final de lo que se trata es que, uses el formato que uses, seas: «as simple as possible, but not simpler». La textualidad puede ser maravillosa en eso también.
    6) Un “orador explicando una cosa” es compatible con presentar un “documento de trabajo”. Es trabajo y es a la vez un soporte documental. Eso lo hacemos en consultoría con mucha frecuencia. Lo que yo diría es, con perdón, que una cosa es una charla TED, que tiene el objetivo que tiene, y otra una presentación PPT. Más si esta se hace en un contexto de trabajo, con un impacto concreto en clientes. Por ejemplo, si yo me aparezco a un potencial cliente con una presentación textualmente minimalista, llena de imágenes y cargada de emoción, es bastante probable que no consiga el contrato. Otra cosa es una charla TED que explota otros registros.
    7) ¡¡siempre hay que hacer “cierta labor de resumen”, por supuesto. Es mi punto-1, pero ¿tiene que ser reduciendo todo a imágenes, o también puede ser texto, varias “ideas-fuerza”, incluso con puntos o bullets? ¿por qué no?
    8) Es exactamente esto lo que quiero decir: “Formatos diferentes exigen formatos diferentes”, y por eso, a menudo, el “minimalismo textual” no es lo mejor. Esa es mi humilde experiencia.
    9) Ultimo punto pero no menos importante: también depende del orador u oradora. Tú partes del supuesto optimista de que cualquiera puede ser un gran orador. Es cierto que siempre podemos mejorar, aprender, más con profes como tú. Pero hay gente que es mucho más brillante escribiendo que hablando, así que no está mal que aproveche esa fortaleza, aunque la combine con explicaciones…
    ¡¡abrazotes!!

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