Me necesitas y cuanto antes te des cuenta, mejor.

  • CJ 

Organizadores de eventos, ponentes y participantes en eventos varios, somos uno, porque vuestro éxito es mi éxito.

Cada vez que voy a un sarao en el que hay charlas, mesas redondas o presentaciones pienso lo mismo: ¡me necesitas!
Me necesitas tú, que organizas la jornada, para que todo salga rodado. Me necesitas tú, ponente, para conseguir llevar tu mensaje a quien está deseando escucharlo. Y, ojo, no me necesitas solo porque yo lo digo; me necesitas porque hay algunas cosas que no estás haciendo bien y que son relativamente sencillas de solucionar; un par de toques aquí y allá y listo. Tus eventos mejorarían tanto que todo el mundo los recordará y los esperará. Tu oratoria mejorará tanto que te convertirás en el rey de la fiesta. Lee con atención y no dudes en contactar conmigo si quieres un presupuesto personalizado.

Estas son algunas de las cosas que te estás perdiendo, seas organizador o ponente:

Flow del evento

Los eventos deberían empezar y acabar en tiempo y también tener un ritmo, un flow. Empezar 5 minutos tarde por cortesía a los que llegan tarde está bien, más de cinco minutos es una falta de respeto a tus invitados. A veces, los eventos empiezan tarde solo porque no hay nadie para dar la orden de empezar, a veces solo porque hay gente que está hablando con los que están sentados a su vera. En esta vida, puedes tener más dinero, pero nunca más tiempo, no hagas que la gente pierda el suyo. Necesitas a alguien que coordine que sea consciente de este flujo que todo evento necesita, que vaya dando entrada a los ponentes, a los presentadores y que haga que pasen cosas. El coordinador puede ser el presentador también, o permanecer invisible, lo que tú prefieras como organizador.

Gestión del tiempo

Me necesitas porque puede que se te escape el control del tiempo dado a los ponentes y las charlas pueden volar lejos del tiempo que les has dado. Si eres el organizador, debes saber que cada charla, cada presentación tienes que revisarla antes de que el ponente suba al escenario. ¿Por qué? Bueno, porque es tu evento y necesitas estar al tanto de lo que va a pasar en el y punto. Hay un par de reglas para saber cuánto tiempo lleva pasar lo escrito a lo oral. Nunca vayas más allá del tiempo que te han asignado y ten a una persona que cronometre para que los oradores sepan lo que está pasando (es fácil perder la percepción del tiempo cuando estás sobre el escenario).

Muletillas

No te das cuenta, pero antes de cada frase que pronuncias hay un «ehh»; alargas mucho las palabras (y seguro que ésto te da tiempo para pensar en qué decir a continuación, estoy segura), y dices «vale», «un poco» y «si» muchas más veces de las que deberías. Las muletillas son muy sencillas de eliminar, pero necesitas a alguien que te diga las que tú dices. La clave está en no eliminar estas palabras de tu vocabulario, sino minimizarlas todo lo que puedas. Utiliza pausas en su lugar.

Lenguaje corporal

Está bien que te pongas un poco nervioso antes de la charla, pero este nerviosismo no debería ir a más. Tienes que controlarlo.
También tienes que saber que tus manos hablan también. De hecho, el 80% de lo que comunicas se expresa a través de lo que no dices: contacto visual, lenguaje de manos y cuerpo. Aprende a usarlos en tu favor.
Plántate con los dos pies bien apoyados en el suelo, balancea el peso de tu cuerpo entre las dos piernas. Respira con normalidad. No camines mucho, esto no es una excursión. Si hay atril y puedes evitar usarlo, evítalo. Un atril añade distancia entre ti y tu audiencia. Si no puedes evitar su uso, relaja las manos y no te aferres a él como si se fuera a caer. Se tan natural como puedas. Imagina que le estás hablando a una audiencia de amigos de tus hijos adolescentes.

Presentaciones

Cuando te dan 7 minutos para hablar de tu negocio puedes hacer dos cosas: preparar una presentación completa de tu negocio o mostrar sus puntos principales que estén relacionados con el tema del evento. Si fuera tú, elegiría esto segundo. No tienes tiempo para contarlo todo, ni sobre tu empresa, ni sobre tu tema, ni sobre… [rellena los puntos suspensivos con lo que prefieras]. Vete al grano.
Si estás tentado a usar un PowerPoint o Keynote (o cualquier programa para hacer una presentación de diapositivas), recuerda la regla de los 1s: una diapo por minuto como mucho. Trata de ser minimalista en tus diapos, nada de bullets, tamaño de letra grande, una idea por diapo. Las diapos están para ayudarte y no lo contrario. Recuérdalo.

Perspectiva

Por último, me necesitas porque necesitas perspectiva. Hay cosas que solo las puedes conseguir con alguien de fuera de tu círculo y de tu empresa porque estás harto de verte a ti mismo y a los tuyos y llega un momento en el que ya no ves sus errores. Tú eres un experto en lo tuyo. Déjanos ser expertos en lo nuestro.

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