Suena el teléfono (o te entra un email o un WhatsApp, lo mismo da) y te llaman para dar una clase, asistir a una reunión en la que hay que presentar algo, hacer un taller o realizar una conferencia. Aceptas. Y te vas a tu repositorio de presentaciones a ver qué reciclas y cómo puedes contar lo que tienes que contar.
Error.
En cuestión de presentaciones, ya sea por economizar nuestro tiempo o por pereza o por lo que sea, solemos empezar la casa por el tejado, es decir: abriendo PowerPoint y dejando que sea la herramienta la que nos condicione nuestra presentación.
En la mayor parte de las ocasiones usamos la herramienta como chuleta, en lugar de como apoyo visual para reforzar nuestro mensaje. Así, es frecuente ver diapos con ingentes cantidades de texto o tablas interminables con números o gráficas con montones de barras. Además, este reciclado no suele pasar por ningún filtro, así que es frecuente también encontrarnos con presentaciones que combinan diferentes estilos de plantilla, tipos de letra, colores y otros elementos, que no tienen nada que ver entre sí.
Lo primero que deberíamos hacer es pensar en qué tenemos que hacer, para qué formato de charla tenemos que prepararnos, qué mensaje queremos transmitir a nuestro público. Para contestar a estas preguntas no necesitamos abrir PowerPoint, como mucho, alguna aplicación de mapa mental o similar. Yo uso mindnode, pero hay muchas herramientas para hacer mapas mentales que funcionan estupendamente.
El mapa mental lo podemos trabajar contestando a estas preguntas:
Quién
¿Quién es mi público? ¿Cuántos son? (No es lo mismo hablar a pocos que a muchos) ¿De qué edad? ¿Qué perfil profesional tienen? ¿Por qué les importa lo que les tengo que contar?Dónde
¿Dónde voy a hacer la presentación? ¿Es un auditorio grande? ¿O más bien una sala de reuniones? ¿Qué medios tendré en este espacio? ¿Habrá pantalla? ¿De qué tamaño?Qué
¿Qué es lo que tengo que decir? ¿Cuánto tiempo tengo para mi charla? ¿Qué quiero que se lleven de mi charla? ¿Qué saben sobre el tema del que voy a hablar?Cómo
¿Cuál es la mejor forma de poder transmitir mi mensaje? ¿Puedo utilizar alguna historia que lo ilustre? ¿Llegará mejor mi mensaje utilizando apoyos visuales o de otro tipo?PowerPoint es una herramienta. No debería condicionar ninguna de nuestras presentaciones.
Y solamente después de habernos hecho estas preguntas y de haberlas reflexionado y puesto sobre papel (o sobre la pantalla), podremos trabajar en profundizar sobre las ideas que tenemos y cómo estructuraremos mejor estas ideas para trasladar nuestro mensaje, que es la segunda fase. Para una tercera o cuarta quedaría el cómo trasladar estas ideas a conceptos visuales (es decir, al PowerPoint), si es que es necesario, que, aunque no nos lo creamos, casi nunca lo es.
